Ritimothèque - Règles d'écriture pour la saisie sous PMB

Mise à jour : mars 2024, les versions antérieures sont obsolètes.

La plupart des membres et relais ritimo sont des lieux ressources, centres de documentation ou bibliothèques ouverts au public. Leurs ressources documentaires sont recensées dans un catalogue commun, Ritimothèque, avec le logiciel libre PMB.

http://www.ritimo.fr/opac_css/

Conventions et avertissements

Les différents types d’éléments de saisie

• La saisie directe (en blanc dans le formulaire de saisie) : saisie en texte libre.

• Les champs contrôlés (colorés dans le formulaire de saisie) sont de deux types :

  • Liste de choix : liste déroulante qui permet de sélectionner un ou plusieurs termes autorisés, ou cases à cocher.

  • Autorités : listes prédéfinies pour les auteurs (personnes physiques et collectivités), les descripteurs (« catégories ») et les éditeurs (et leurs collections).

Les règles de typographie

• Les signes simples (point, virgule) ne comportent pas d’espace avant, un espace après.

• Les signes doubles (deux points, point virgule, point d’interrogation) sont précédés et suivis d'un espace.

• Les points de suspension sont toujours collés au mot qui les précède suivis d’un espace.

• Les apostrophes ne comportent pas d’espace avant, pas d’espace après ; on ne met pas de majuscule après sauf s'il s'agit d'un nom propre.

• Les parenthèses : la parenthèse ouvrante est précédée d'un espace ; la parenthèse fermante est suivie d'un espace ; il n’y a pas d’espace à l’intérieur de la parenthèse.

• Les guillemets ouvrants sont précédés d'un espace avant, les guillemets fermants sont suivis d'un espace ; il n’y a pas d’espace à l’intérieur des guillemets.

• Les abréviations sont toujours suivies d’un point. L’abréviation de « et cetera » (etc.) est toujours précédée d’une virgule et jamais suivie de points de suspension.

• Les noms de mois (dates) ne prennent pas de majuscule.

• Les sigles composés en capitales sont saisis sans points entre les lettres.

Ritimo utilise l'écriture inclusive

Pourquoi l'écriture inclusive ? Explications ici

Quelques règles de base :

• Utiliser le point médian (alt0183 ou alt0250 ou maj+ctrl+ub7)

• Quand on a la place, utiliser des doublets par ordre alphabétique (exemple : les animateurs et animatrices) ; sinon utiliser le point médian comme une simple abréviation (exemple : citoyen·ne)

• Le pluriel n'est pas séparé du féminin (exemple : commerçant·es et non commerçant·e·s)

• Éviter de tronquer les mots qui ont plus d’un « e » de différence, ou plus d’un « e » + une consonne double = plutôt écrire les deux mots

• Après le point médian commencer par la première lettre qui change (exemple : lanceur·se d'alerte et non lanceur·euse, amateur·rice et non amateur·trice)

Tableau récapitulatif des rubriques

Notices : description des rubriques et des champs

• texte imprimé : livres, articles, périodiques.

• vidéo : images animées destinées à être projetées sur un écran (à utiliser également pour les vidéos en streaming).

• enregistrement audio : documents sonores, destinés à être écoutés (à utiliser également pour les enregistrements en podcast).

• exposition : document constitué de panneaux destinés à être affichés (à utiliser également pour les expositions numériques).

• document électronique : documents en ligne, fichiers numérisés (PDF, DOC, etc.), sites Internet, cédérom, etc.

• document multimédia : composé d’objets de natures différentes (textes, images, sons, vidéos, etc.), en général sur cédérom ou clé USB. Leur interdépendance et la complémentarité de leur contenu sont telles qu’aucun des documents ne peut être utilisé seul sans perdre sa cohérence, sa pertinence ni sa signification.

• outil pédagogique : concerne les dossiers et livrets pédagogiques, les fiches d'animation, les jeux, les mallettes.

• diaporama : document destiné à être projeté sur un écran, constitué d’une succession d’images fixes ou de documents reliés par des effets (y compris numériques) ; il peut être sonorisé.

• dossier, livret pédagogique : document qui offre des éléments de compréhension ainsi que des activités pédagogiques autour d'une thématique. Peut accompagner un outil pédagogique. (A utiliser également pour les dossiers pédagogiques numériques ou en ligne).

• fiche d'animation : regroupe les fiches/guides/kits d'animation ou d'activité, etc.

• jeu : outil de sensibilisation ludique et généralement participatif (à utiliser également pour les jeux numériques ou en ligne).

• mallette pédagogique : composée d'un ensemble d'outils de sensibilisation regroupés autour d'une thématique.

• construire du consensus

• coopérer / construire ensemble

• créer une dynamique de groupe

• décider / prioriser collectivement

• évaluer

• expérimenter

• explorer / réfléchir ensemble

• faciliter l’expression

• faire émerger des représentations mentales

• favoriser des échanges

• favoriser l’engagement ou l’implication

• favoriser une démarche d’investigation

• s’approprier des enjeux

• stimuler le débat

Titre

Saisie directe en minuscules (majuscule en début de phrase) ; lorsque le titre commence par un article, la première lettre du premier mot du titre reste en minuscule (sauf si ce mot est un nom propre). Le titre est reproduit exactement tel qu'il figure dans le document (respecter la ponctuation). S'il est très long, on peut éventuellement le raccourcir en mettant des points de suspension "...". Ni point, ni espace à la fin du titre.

On n’indique jamais le surtitre d’un article sauf s’il est indissociable du titre. Pour un document en langue étrangère, on indique le titre dans la langue du document et sa traduction en français dans le champ Titre traduit.

• • Si le titre est bilingue, indiquer ici le titre en français et le titre en langue étrangère en Titre traduit.

  • Pour les ouvrages, le titre est transcrit tel qu'il figure sur la page de titre.

  • Pour les articles de périodiques, prendre le titre en priorité dans le corps du périodique, à défaut dans le sommaire ou sur la couverture.

  • Si un sous-titre fait partie intégrante du titre ou s'il complète un titre trop générique ou prêtant à confusion, il faudra l'indiquer dans le champ Titre : « titre : sous-titre » (saisir le titre, puis le sous-titre en les séparant par deux points). En effet, le champ « sous-titres » n’apparaît pas à l'affichage des réponses d'une requête.

• Sous-titre : sous-titre du document à utiliser uniquement pour les sous-titres qui sont dissociables du titre.

• Titre traduit / titre en langue originale :

  • Traduction du titre en français lorsque le Titre principal est en langue étrangère.

  • Titre du document en langue étrangère si l’indication figure sur le document (utile dans le cas des ouvrages bilingues, des films en version originale…).

Responsabilité - auteur(s)

Pour indiquer les auteurs d’ouvrages, articles, de dossiers, les réalisateurs d’une vidéo, d’une exposition, d’un document audio, d’un diaporama, etc.

S’il y en a plus de trois, on ne met rien (on peut indiquer "ouvrage collectif" en Note générale).

Sélectionner dans la liste les auteurs présentés sous formes d’autorités. Si l’auteur n’existe pas dans les autorités, l’ajouter en respectant les règles (voir plus bas).

Dans la notice du document, les champs à renseigner sont :

• Auteur principal + Fonction : il ne peut y en avoir qu'un. C'est le premier responsable du contenu du document.

• Autre(s) auteur(s) + Fonction : c'est le ou les co-auteur(s)

• Auteur(s) secondaire(s) + Fonction : ce sont des auteurs qui ont une responsabilité moindre que l'auteur principal ou les autres auteurs. Par exemple : illustrateur, traducteur, photographe, etc.

Pour chaque auteur, on peut sélectionner une fonction spécifique, dont la liste est pré-déterminée. Par exemple, lorsqu’un auteur a coordonné un ouvrage, un dossier, il faut sélectionner « Coordinateur ». On n’indiquera ici que les fonctions spécifiques, « auteur » existe comme fonction mais ne doit pas être utilisé puisque c’est le champ auteur.

Création d'un "auteur" (Voir aussi la « Fiche pratique autorités ») :

Les auteurs personnes physiques et les collectivités sont saisis dans le même bordereau « ajouter un auteur ».

• Sélectionner le type : Personne physique / Collectivité

• Inscrire le nom en MAJUSCULES dans "Élément d’entrée ou nom". La particule nobiliaire est rejetée après le prénom en lettres minuscules (exemple : SAINT-EXUPERY, Patrick de). Les noms composés sont écrits au premier nom.

• Sigles (ni points, ni tirets) : utiliser le sigle français pour les organismes figurant dans le thésaurus et indiquer le développé dans la notice d’autorité.

• Inscrire le prénom en minuscule uniquement pour les personnes physiques. Si on ne connaît que l'initiale du prénom, rechercher le nom complet. Les prénoms composés comporteront des tirets en français et s’écriront avec ou sans tiret selon le pays d’origine.

Pour les collectivités :

• Veiller à bien sélectionner "collectivité" et non « personne physique »

• Les différents cas de figure :

  • Auteur/collectivité avec un sigle ou un acronyme : saisir le sigle / l’acronyme en majuscules dans la case “Elément d’entrée du nom”, puis saisir le développé entre parenthèses avec une majuscule sur le premier mot du nom uniquement. Ex : RITIMO (Réseau d’information et de documentation pour le développement durable et la solidarité internationale)

  • Auteur/collectivité simple : saisir le nom en minuscules dans la case “Elément d’entrée du nom”. Ex : A mon beau château. Si le nom contient un sigle qu’on ne peut pas développer, le saisir en majuscules. Ex : AAA production ; AGRIDOC

  • Auteur/collectivité avec plusieurs localisations : saisir le nom en minuscules suivi de la ville (ou du pays) dans la case “Elément d’entrée du nom” en conservant les tirets. Ex : Amis de la Terre Val-de-Bièvre ; Amis de la Terre Pays-Bas.

  • Cas particulier : Auteur/collectivité dont l’auteur est une division (ou une commission) d’un auteur/collectivité avec un acronyme : saisir l’acronyme en majuscules dans la case “Elément d'entrée du nom”, suivi d’une virgule, puis du nom de la division (commission, département) avec majuscule uniquement sur le premier mot. Ex : UNESCO, Division de la société de l'information.

Éditeurs, collection

• • Indiquer la date de parution (périodiques), d’édition ou de réalisation (autres documents, vidéo, etc.) sous la forme : AAAA/MM/JJ ou AAAA/MM ou AAAA.

  • Indiquer une seule date de publication. Tous les autres compléments d'information concernant l'édition figureront en note générale (ex : date de publication originale, 1ère date de publication, etc.).

  • Concernant les ouvrages, si la publication ne porte pas de date d’édition ou de diffusion, inscrire en remplacement la date de l’achevé d’imprimé (à trouver en fin d’ouvrage) ou, à défaut, la date de copyright (sinon, on met une date approximative et on indique en Note générale l'origine de cette date).

  • Toujours ajouter la date de publication même quand elle n'est pas explicite sur le document (éventuellement en faisant des recherches sur Internet). S'il n'y a vraiment aucune indication permettant de déduire la date, inscrire : S.D.

• Mention d'édition (saisie directe) : la mention d'édition n'est notée que si elle apporte une information et si elle est mentionnée sur le document. Reporter la mention indiquée sur la page de titre de l'ouvrage ou la jaquette du document multimédia (ex. : 2ème édition revue et augmentée).

• Autre éditeur (sélectionner dans la liste des autorités) : même règle que ci-dessus.

• Autres éditeurs (si plus de 2 éd.) (sélectionner dans la liste des autorités) : même règle que ci-dessus.

• Collection (sélectionner dans la liste des autorités) : à saisir en majuscules, garder le nom exactement tel qu'il paraît chez l'éditeur.

• No. dans la collection (saisie directe) : saisir le numéro dans la collection s’il existe sans ajouter "N°" (qui s'inscrira automatiquement dans l'OPAC).

• Sous collection (sélectionner dans la liste des autorités) : à saisir en majuscules, garder le nom exactement tel qu’il paraît chez l’éditeur.

Création d’un éditeur :

La notice « éditeurs » comporte plusieurs champs (adresse, ville, lien, commentaire...). L’éditeur est associé à la ville (entendu la ville du siège social).

• Nom de l'éditeur

  • majuscules

  • saisir le sigle entre parenthèses après le nom (sans espaces ni points et en majuscules)

  • noms composés sans tirets

  • ne pas saisir les déterminants (ou articles)

  • ne pas saisir le prénom de l'éditeur sauf s'il fait partie intégrante du nom des éditions

  • ne pas indiquer la mention commerciale (« édition » ou « éditeur ») qui suit ou précède le nom de famille de l’éditeur sauf si le terme est suivi d'un adjectif

• Ville

  • majuscules

  • pas de tirets

  • siège social de l'éditeur

• Pays

  • uniquement pour l'étranger

  • Ne pas remplir les autres champs (éventuellement uniquement les coordonnées de l'éditeur en commentaires).

• Année de péremption (saisie calendrier) : champ obligatoire uniquement pour les articles de périodiques. Sélectionner dans le calendrier l’année limite de pertinence des informations contenues dans un article de périodique. Utilisation normalisée, les échéances admises sont : 1, 3, 5 et 10 ans**.**

Notices liées

PMB permet de définir des relations entre les notices. Certaines notices peuvent concerner une partie de document : cette zone est utilisée pour relier ces notices au document principal (concerne les notices de documents autres que périodiques). Ex : chapitre extrait d’un ouvrage ; recueils de nouvelles, de contes…

La notice mère doit être une notice déjà présente dans le catalogue. Une notice fille est la description d'un document lié à la notice mère. Quand vous définissez un lien mère / fille sur une nouvelle notice vous sélectionnez la notice mère, c'est-à-dire la notice de niveau supérieur.

Ce champ est pré-rempli lorsque l'on crée une notice fille à partir du bouton «Créer notice fille» de la notice principale. Il est possible également de relier une notice déjà créée à une autre, en cliquant sur le bouton puis en sélectionnant dans la liste le titre de la notice mère.

Les articles de presse en ligne qui paraissent à des dates différentes dans une même série seront reliés avec le champ Notices liées.

• Type de relation (sélectionner dans la liste) :

  • Accompagne : par exemple un livret dans le boîtier d'un DVD.

  • Contenu dans : la notice mère contient la notice fille. Elles ne font pas forcément partie d'un tout intellectuel. Par exemple un CD dans une malle pédagogique.

  • Est un bulletin de : une monographie est en fait un bulletin d'une revue. Permet de raccrocher un numéro de périodique catalogué en tant que monographie à une notice mère.

  • Fait partie de : la notice mère et la notice fille sont séparables physiquement mais pas intellectuellement. Par exemple le titre d'une encyclopédie et tous ses tomes.

  • In : la notice mère et la notice fille sont inséparables physiquement. Par exemple une nouvelle dans un recueil, un chapitre dans un ouvrage.

  • Supplément de : la notice fille accompagne et complète la notice mère. Par exemple un livret d'exercices et un guide de l'enseignant.

  • Titre précédent : la notice fille correspond au nouveau titre de la notice mère.

  • Titre suivant : la notice fille correspond à l'ancien titre de la notice mère.

  • Traduction de : la notice fille est une traduction de la notice mère.

  • Traduit sous le titre : la notice mère est une traduction de la notice fille.

• Notice mère (sélectionner dans la liste) : sélectionner la notice mère, en général déjà saisie.

• Partie de (sélectionner dans la liste ou créer le titre de la série) : mêmes règles de saisie que pour le champ Titre. Il s’agit du titre de série de plusieurs documents. Il doit être utilisé pour des bandes dessinées ou des séries en plusieurs tomes. Exemples de séries : La bande dessinée : Aya de Yopougon ou Le Rapport du PNUD, publié chaque année. A ne pas confondre avec la Collection (liée à un éditeur et généralement thématique).

• No. de partie (saisie directe) : c'est le n° dans la série ou le numéro de volume pour les ouvrages en plusieurs volumes. Ne saisir que le numéro. (ni « volume » ni « tome »).

ISBN, EAN

La saisie de l'ISBN est obligatoire car elle permet de contrôler l'existence d'un ouvrage dans la base (un contrôle d'unicité s'effectue sur ce champ) lors de la saisie d'une nouvelle notice et l'ISBN permet l'affichage des couvertures des livres automatiquement.

• L'EAN (European Article Numbering) : code à barres utilisé par le commerce, composé de 13 chiffres. Pour les livres, il est calculé à partir de l'ISBN. Il est équivalent à l'ISBN à 13 chiffres.

Collation

A saisir en fonction du type de document ou d'outil

Durée de l'animation (cases à cocher, 2 choix possibles) :

• de 10 mn. à moins de 30 mn.

• de 30 mn. à moins d'1h

• d'1h à moins de 3h

• plus de 3h

Si l’animation peut s’étaler sur plusieurs sessions, il faut le préciser en notes et mettre la durée totale dans le champ « durée de l’animation ».

Taille du groupe (cases à cocher)

• Livres, brochures, dossiers pédagogiques, technique d'animation

• Articles de périodiques, bulletins

• Vidéos

• Enregistrements audio

• Expositions : les titres de chaque panneau devront être repris dans le champ Note générale.

• Documents électroniques (ou numérique) : fichiers de tout type (PDF, DOC, etc.) et sites Internet

• Documents multimédia : cédéroms

• Jeux

• Diaporamas

• Mallettes

Notes et résumé

• Note générale (saisie directe) : permet d’indiquer toutes précisions utiles concernant le titre, les auteurs, la description, etc. Certaines abréviations sont autorisées fig. (pour figures), ill. (pour illustrations) mais préciser, en toutes lettres, : Bibliographie, carte, tableau, index, notes. Le plus couramment, on peut avoir des notes concernant :

  • les annexes : bibliographie, chronologie, index, etc.,

  • les auteurs,

  • utilisé également lorsqu'un dossier comprend plusieurs articles : Dossier comprenant :

    * Titre de l'article1 (Nom, Prénom) la mention du prénom et du nom n’est pas obligatoire ;

    * Titre de l'article2 (Nom, Prénom), etc. La fin de la liste termine par un point.

    Le cas échéant, les titres des articles en langue étrangère seront transcrits directement dans leur traduction française. N'indiquer que les titres suffisamment significatifs.

  • Ce champ peut aussi servir à donner des informations telles que :

    • un congrès (date, nom, etc.)

    • une thèse (date de soutenance, type, discipline, etc.)

    • la mention “ Utilisation pédagogique possible ” pour les documents que l’on estime susceptible d’être utilisés lors d’animations.

    • les titres des panneaux pour une exposition

    • l’énumération du contenu des enregistrements en commençant la liste par une * et en indiquant la durée en minutes

  • Si le document est une bibliographie, on l'indique en catégorie, sinon, s’il y a seulement une (des) bibliographie(s) en fin de document (ou dans le corps du document), on le mentionne en Note générale.

  • Ne pas mettre de commentaire sur l’exemplaire dans ce champ : le commentaire doit figurer dans la « notice exemplaire » (voir plus loin)

• • La saisie s’effectue en minuscules (majuscules en début de phrase).

  • Le résumé sert à identifier le contenu d'un document en dégageant l'essentiel sans trahir le texte et en rédigeant un texte autonome. Il doit indiquer en quelques lignes, avec des phrases verbales, le sujet principal, les thèmes secondaires, l'orientation du document.

  • Si l’on souhaite donner un avis personnel concernant la forme ou le fonds du document traité, on le mettra à la fin du résumé sous la forme : (NDLR : texte du commentaire).

  • Il est possible d’utiliser la 4ème de couverture (résumé de l’éditeur), à condition qu’elle donne un résumé court du document, sans arguments commerciaux promotionnels. Il faudra, dans ce cas, mentionner en fin de résumé : « (résumé d’éditeur) ». Cette pratique doit rester marginale.

Indexation

• ▲ Saisir en premier le chapitre (thème principal, en Majuscules dans le thésaurus), puis les descripteurs thématiques ou géographiques.

  • Thésaurus thématique

    • Catégorie de premier niveau (=Chapitre)

    • Continuer de sélectionner les autres catégories (= descripteurs thématiques) :

      • Il faut utiliser les descripteurs du thésaurus les plus pointus et veiller à leur pertinence : “ le document comporte-t-il réellement de l’information sur les domaines couverts par ces descripteurs ? ”

      • On peut utiliser les descripteurs de tous les chapitres (ou champs sémantiques).

      • Utiliser, si nécessaire, les descripteurs choisis dans les listes (mots outils, organismes, matières premières...) du thésaurus.

    • Candidats descripteurs : s’il vous semble pertinent d’ajouter un nouveau descripteur au thésaurus, il convient de le saisir dans le champ Commentaires de la rubrique gestion. Il est important de proposer des nouveaux termes s’ils semblent indispensables et uniquement dans ce cas.

  • Thésaurus géographique

    • Indiquer le lieu (pays, ensemble géopolitique) concerné par le document. Si le document concerne le « monde entier » ou est un document généraliste qui ne concerne pas un/des pays particulier(s), ne rien mettre.

    • Indiquer en premier le pays principalement concerné.

    • Lorsque tous les pays d'un document font partie d'un même ensemble (terme du thésaurus), choisir directement le terme de l'ensemble géopolitique concerné.

Choisir dans la liste les publics cibles visés : intermédiaire (exemple : enseignant/animateur) et/ou final (niveau scolaire).

• maternelle (3-4-5 ans)

• cycle 2 (6–7 ans)

• cycle 3 (8-10 ans)

• élémentaire (6-10 ans)

• collège (11-14 ans)

• 6e/5e (11-12 ans)

• 4e/3e (13-14 ans)

• lycée (15-17 ans)

• enseignement supérieur

• enseignant / animateur

• adulte [à utiliser uniquement s’il est le public final de l’outil pédagogique]

• • actes de conférence, congrès, colloque / compte rendu

  • album documentaire jeunesse

  • annuaire, répertoire, catalogue

  • film docu-fiction

  • film documentaire

  • dossier documentaire, dossier de presse

  • encyclopédie; dictionnaire, atlas

  • essai, réflexion, analyse

  • film d’animation

  • film de fiction

  • guide pratique, manuel, méthodologie

  • littérature jeunesse

  • littérature (y compris BD de fiction et romans graphiques)

  • littérature grise

  • rapport ; rapport d’activités

  • témoignage ; expérience, entretien

  • thèse ; mémoire ; travail de recherche

Langues

• Langues originales (liste de choix) : dans le cas d’une traduction, indiquer ici la langue d’origine du document.

Lien (ressource électronique)

A utiliser uniquement lorsque le document est téléchargeable ou consultable en ligne en texte intégral et non s'il s'agit d'une simple présentation du document (qu’il s’agisse d’un rapport ou d’un jeu, etc.). Indiquer l’adresse URL qui permet d’accéder directement au document primaire (ex : lien vers le fichier pdf plutôt que la page web).

• URL associée (saisie directe) : doit être saisie dans son intégralité (y compris le http://). Le bouton « vérifier » permet de contrôler l'exactitude de la saisie et la disponibilité de la page ou du fichier.

  • A noter : il est nécessaire de créer un exemplaire pour que le document apparaisse parmi les documents présents dans un centre.

• Format électronique de la ressource (saisie directe) : indiquer le type de ressource électronique :

  • web (page Internet ou site web)

  • pdf

  • streaming (pour les vidéos ou podcasts).

Informations de gestion

• Date de saisie (saisie directe) : la date de la saisie doit être indiquée sous la forme suivante : AAAA/MM (elle peut éventuellement être suivie d’un code spécifique à chaque centre : AAAA/MM-Code interne).

• • En cours d’import/de saisie (macaron rouge) : la notice n’est pas encore entièrement saisie.

  • Relecture interne (macaron bleu clair) : la notice saisie doit être relue en interne avant envoi au parrain.

  • A vérifier + nom du parrain (macaron saumon) : chaque parrain/relecteur a un statut spécifique. La notice a été relue en interne, elle est en attente du retour de la relecture du parrain.

  • Relu : bon à corriger (macaron bleu gris) : chaque parrain/relecteur peut l’utiliser dès qu’il a relu les notices et envoyé ses corrections au producteur.

  • A valider N Samuel (macaron bleu foncé) : la notice a été relue et corrigée après avis du parrain, elle est en attente de validation finale.

  • Validé (macaron vert) : la notice a été validée définitivement.

  • Archivé : concerne les notices dont la date de péremption est dépassée ou qui n’ont plus d’exemplaires disponibles.

• Commentaire (saisie directe) : il s'agit d'un commentaire vu uniquement par les utilisateurs de PMB, côté gestion. Il n'est pas visible dans le catalogue public. Il peut servir à signaler un oubli avant de valider la notice, à commenter le statut particulier de la notice, un problème de saisie, une proposition de candidat descripteur.

• URL de la vignette (saisie directe) : ce champ permet d'afficher une image de couverture de l'ouvrage (ou d'un autre type de document) décrit dans la notice, en spécifiant l'URL où se trouve l'image sur Internet, par exemple :

Pour inclure une vignette :

Chercher la couverture ou la vignette du document en premier lieu sur le site de l'éditeur (ou, si elle n'y est pas, vérifier sur d'autres sites comme fnac.com). Ci-dessous par exemple les éditions Autrement :

• se placer sur l'image de la couverture

• faire un clic droit pour ouvrir le menu contextuel

• choisir "copier l'adresse de l'image"

• coller (crtl + v) le lien dans le champ URL de la vignette.

La saisie des exemplaires

Les exemplaires sont indispensables pour gérer les prêts. Il est donc nécessaire « d’exemplariser » chaque document qui peut être prêté. Cela peut être le cas pour une mallette pédagogique dont on veut pouvoir prêter chaque document qui en fait partie. Dans ce cas, créer un exemplaire pour la mallette (notice mère) puis pour chaque document (notices filles).

• • Solution recommandée : saisie d’un numéro (code centre) défini par la localisation, dans ce cas ajouter impérativement les initiales de la localisation en préfixe. Cette méthode est recommandée car elle permet de créer l’exemplaire plus rapidement.

  • Génération automatique d’un numéro unique créé par PMB.
• • affiche, photo

  • autre texte imprimé

  • brochure

  • cassette

  • cd-rom

  • document électronique

  • dvd

  • jeu, boite de jeu

  • livre, album

  • mallette

• Section (saisie directe) : permet de préciser l'emplacement des exemplaires dans chacune des localisations. Les sections correspondent aux différents rayonnages sur lesquels sont placés les exemplaires. Non utilisé dans Ritimo.

• Propriétaire (saisie directe) : vous pouvez ajouter d'autres propriétaires, si vous intégrez dans votre base, par exemple, de façon temporaire, des documents prêtés par la bibliothèque municipale, le CDDP, etc.

Le cas particulier des documents "en ligne"

Pour faciliter la recherche de documents électronique, disponibles en ligne, il est nécessaire de créer un exemplaire "factice" de la manière suivante :

• Localisation "Disponible sur le web" qui facilite la recherche rapide.

• La cote doit impérativement être renseignée par "W" (comme web)

• Le statut de l'exemplaire "A lire sur le web"

• Le support de l'exemplaire doit être "document électronique"

• La section doit être "Disponible sur le web""Disponible sur le web"

Le cas particulier des périodiques

Saisie d'un nouveau périodique

• Auteur : il s’agira, en général, d’un auteur « collectivité » à choisir dans la liste

• Editeur : choisir dans la liste

• Note générale : indiquer :

  • des précisions sur l’auteur de la revue

  • la périodicité

  • pour les pédiodiques morts : préciser « Titre arrêté »

• Url associée : indiquer ici le site du périodique

• Date de saisie : date de création ou de mise à jour de la notice de périodique.

Permet d’indiquer les collections qui sont disponibles dans votre centre.

• Emplacement : local (renseigné par défaut).

• Cote : cote de rangement.

• Archive : ne rien mettre.

• Origine : provenance de la collection. Permet de signaler des dons ; de préciser le mode d'acquisition du périodique (achat au numéro ou par abonnement gratuit ou payant) ; de signaler le dépôt d'une collection en provenance d'un autre organisme (dépôt d'une association tierce dans un centre de documentation, d'une BDP dans une bibliothèque publique, ...), etc.

• Note : ne rien mettre.

• Gardien : permet de dire si vous êtes engagé à conserver la collection pour l’ensemble du réseau ritimo.

Création d'un bulletin

Pour un enregistrement de bulletin simple, il faut simplement valider la première page du formulaire sans déplier la suite de la notice, sans ajouter le nom du centre producteur ni aucune autre information.

Lors de la création d’un bulletin, il faut renseigner des champs spécifiques :

• Information sur le bulletin

• Code-barres commercial : numéro du code-barres qui se trouve généralement sur la revue.

• Libellé de période (saisie directe) : intitulé de la période que couvre le numéro (souvent indiquée à côté du numéro). Exemple : semaine du 17 au 24 novembre 2009.

• Titre principal du numéro (saisie directe) : à saisir si le titre qui figure sur la couverture concerne la majorité des articles.

Compléter les autres informations, propres au bulletin : complément du titre, notes, indexation, collation,...

La zone Responsabilité est à remplir uniquement si l'auteur ayant pris part au numéro n'est pas indiqué dans la notice du périodique. Par exemple, lorsqu'une personne intervient exceptionnellement dans un numéro.

Si vous ajoutez une indexation à ce niveau, l'indexation portera sur le bulletin.

Exemplariser le numéro : permet d’ajouter un nouvel « exemplaire » pour le bulletin.

Dépouiller un bulletin : le formulaire de saisie d'un dépouillement est similaire en de nombreux points à celui utilisé pour le catalogage de monographies. Le champ Pagination permet d'indiquer la ou les pages où trouver l'article à l'intérieur du numéro.

Annexes

Les fonctions d’auteur disponibles

En gras, les fonctions généralement utilisées.

• Auteur

• Auteur d'une citation ou d'extraits

• Auteur de l'animation

• Auteur du commentaire

• Auteur du matériel d'accompagnement

• Auteur présumé

• Cartographe

• Chanteur, exécutant vocal

• Collaborateur

• Collectivité éditrice

• Compilateur

• Concepteur

• Concepteur de la jaquette

• Conseiller scientifique

• Consultant de projet

• Coordinateur

• Détenteur du copyright

• Directeur artistique

• Directeur de la recherche

• Directeur de publication, rédacteur en chef

• Directeur de thèse

• Distributeur

• Editeur commercial

• Editeur scientifique

• Gestionnaire de projet

• Illustrateur

• Imprimeur

• Intervieweur

• Maquettiste

• Membre de l'équipe de production

• Membre de l'équipe de recherche

• Metteur en scène, réalisateur

• Narrateur

• Organisateur de réunion, de conférence

• Organisme de soutenance

• Personne interviewée

• Photographe

• Postfacier, auteur du colophon, etc.

• Préfacier, etc.

• Producteur

• Responsable de l'équipe de recherche

• Responsable du compte-rendu critique

• Rubricateur

• Scénariste

• Technicien graphique

• Traducteur

Des exemples pour la saisie des auteurs

Des exemples pour la saisie des éditeurs et collections

Glossaire

Voir le Vocabulaire de la documention publié par l'ADBS https://www.adbs.fr/vocabulaire-de-linformation-et-de-documentation

ANALYSE DOCUMENTAIRE

Opération consistant à présenter sous une forme concise et précise des données caractérisant l'information contenue dans un document ou un ensemble de documents.

BORDEREAU

Support sur lequel les données sont enregistrées. Chaque donnée est reportée dans un champ permettant de l’identifier de façon univoque. Le bordereau peut être bordereau papier ou bordereau écran.

BULLETINAGE

Le bulletinage permet d'enregistrer dans PMB les numéros de périodiques et de les exemplariser.

CATALOGAGE

Opération qui consiste à décrire, identifier un document. Il s'agit de la description de la forme (auteurs, titre, année de parution…), tandis que l'indexation est la description du contenu d’un document. Le catalogage permet aux lecteurs de connaître, de chercher l’existence d’un document, de sélectionner un document.

CATÉGORIE

Les catégories correspondent à des ensembles de descripteurs utilisés pour décrire les notices à partir du thésaurus ritimo.

CHAÎNE DOCUMENTAIRE

Ensemble des opérations successives de collecte, de traitement et de diffusion des documents et des informations.

CHAMP

Il s’agit de l’information élémentaire d’une base de données. Dans PMB, c’est une zone de saisie ou d'affichage d'une information. Exemple : le titre pour un ouvrage.

DÉPOUILLEMENT

Sélection d’articles de périodiques dont le contenu intellectuel est analysé et indexé en fonction de critères déterminés, afin d’intégrer leurs descriptions dans le catalogue d’une bibliothèque.

DESCRIPTEUR

Mot ou groupe de mot retenus dans un thésaurus et choisis parmi un ensemble de termes équivalents pour représenter sans ambiguïté une notion contenue dans un document ou dans une demande de recherche documentaire.

DSI

Fourniture systématique et personnalisée d'informations à des usagers caractérisés par leur profil d'intérêt (profil documentaire).

ENREGISTREMENT (OU NOTICE OU FICHE)

Ensemble structuré de données signalétiques permettant de décrire un objet. La description est structurée dans des "champs". Les fiches sont stockées dans un "fichier".

EXEMPLAIRE

Les exemplaires correspondent aux documents physiques présents dans le fonds documentaire. Chaque exemplaire est lié à une notice.

EXPRESSION BOOLÉENNE

Qualifie une opération conforme aux règles de l'algèbre de Boole, dans laquelle les opérandes et le résultat prennent chacun l'une ou l'autre de deux valeurs distinctes (soit vrai, soit faux). Les opérateurs de l'algèbre de Boole sont ceux de la logique : ET, OU, SAUF.

ET : réduit le champ des réponses (intersection entre les réponses à chaque question). OU : élargit le champ des réponses (somme de toutes les réponses). SAUF : exclut des éléments (soustrait de l'ensemble les réponses à une question).

FICHIER

Ensemble de fiches décrivant des objets de même nature avec le même format documentaire.

FORMAT DOCUMENTAIRE

Agencement structuré d'un support de données : liste des champs d'une base de données avec leurs règles d'écriture et normes de référence.

LANGAGE DOCUMENTAIRE

Langage artificiel destiné, dans un système documentaire, à formaliser les informations contenues dans des documents et les demandes des utilisateurs.

LOGICIEL LIBRE

Logiciel dont l'utilisation, l'étude, la modification et la duplication en vue de sa diffusion sont permises, techniquement et légalement. Cela afin de garantir certaines libertés induites, dont le contrôle du programme par l'utilisateur et la possibilité de partage entre individus.

MOT-CLE

Mot significatif choisi dans le titre ou le texte d'un document caractérisant son contenu et en permettant la recherche. N'appartient pas nécessairement à un thésaurus, contrairement au descripteur.

NOTICE

Une notice regroupe un ensemble d'informations permettant de décrire un document. La description est structurée dans des "champs".

NORME

Ensemble de règles, de prescriptions techniques relatives aux caractéristiques d’un produit ou d’une méthode édictées dans le but de standardiser et de garantir les procédures de traitement de l'information.

OPAC

Online Public Access Catalog = Catalogue public en ligne.

PMB

Catalogue commun des ressources disponibles dans le réseau ritimo. C'est un système intégré de gestion de bibliothèque, c'est un logiciel libre.

PMB signifie PhpMyBibli.

RECHERCHE DOCUMENTAIRE

Action, méthodes et procédures ayant pour objet de retrouver dans des fonds documentaires les références des documents pertinents.

RÈGLES D’ÉCRITURE

Ensemble des règles définissant le statut des champs (obligatoires / facultatifs), le choix de la graphie, les règles de saisie (en conformité avec les normes de catalogage), le contenu des champs.

THESAURUS

Liste organisée de termes normalisés (descripteurs et non-descripteurs) obéissant à des règles terminologiques et reliés entre eux par des relations sémantiques (génériques, associatives, d'équivalence). Ce vocabulaire contrôlé et dynamique sert pour l'indexation des documents et pour la recherche d'informations.

TRONCATURE

Procédé permettant le remplacement d'une chaîne de caractères dont on veut ignorer la valeur.

UNIMARC

Format mis en place pour uniformiser et favoriser la compatibilité entre les différentes bases de données. Pour permettre aux bibliothèques de travailler dans leur format tout en pouvant échanger des données.

UTILISATEURS

Dans PMB, les utilisateurs sont les personnes qui ont accès aux différents modules du logiciel : les personnes qui alimentent le catalogue, ajoutent des exemplaires, gèrent les fonctions de prêt, etc.

Ressources utiles

WikiNotions infodoc

Le Wikinotions InfoDoc est un projet collaboratif piloté par l'APDEN, pour un enseignement en information-documentation, contribuant à l'Education aux médias et à l'information (EMI).

https://wikinotions.apden.org/