Introduction sur les périodiques dans ritimo
Pour un centre de documentation, le signalement de ses collections est le premier moyen de les communiquer et de les valoriser. Cela consiste à rendre visibles les documents, en les faisant figurer dans un catalogue. En ce qui concerne les périodiques, le signalement consiste à cataloguer chaque titre présent dans le centre, mais aussi à indiquer leur état de collection, c'est-à-dire les numéros conservés et consultables.
Le catalogue PMB de Ritimo rassemble plus de 1000 titres de périodiques. Parmi ces titres, certaines collections n'existent plus, d'autres sont reçues par au moins 10 centres dans le réseau, d'autres enfin par seulement 1 centre...
Depuis de nombreuses années Ritimo a mis en place un système de mutualisation pour l'analyse et la conservation des périodiques.
1.1 - Définition d'un périodique
Le périodique est une publication en série, dotée d'un titre unique, dont les livraisons généralement composées de plusieurs articles répertoriés dans un sommaire, se succèdent chronologiquement à des intervalles en principe réguliers (hebdomadaires, mensuels, bimensuels,...) et pour une durée en principe illimitée.
Il est doté d'un numéro unique de 8 chiffres l'identifiant internationalement de façon certaine : l'ISSN (International Standart Serial Number).
Le titre du périodique ou son ISSN, ainsi que l'année, le volume et/ou le numéro de la livraison, sont nécessaires pour retrouver le document.
1.2 - Les principales périodicités
Un quotidien (ou journal) paraît tous les jours ou presque.
Un hebdomadaire paraît toutes les semaines
Un bimensuel paraît tous les 15 jours
Un mensuel paraît tous les mois
Un bimestriel paraît tous les deux mois
Un trimestriel paraît tous les trois mois
Un quadrimestriel paraît tous les quatre mois
Un semestriel paraît tous les six mois
Un annuel paraît tous les ans
1.3 - Les étapes du traitement des périodiques
abonnement => réception => bulletinage => exemplarisation => dépouillement => rangement => valorisation => élagage ou désherbage
Le travail en commun dans Ritimo
La mutualisation s’inscrit dans une politique et une culture de partage. Elle exige communication, coopération et coordination.
2.1 - La conservation partagée des périodiques
L’objectif premier de la conservation partagée des périodiques est d’assurer l’intégrité (collection en bon état), l’exhaustivité (collection complète) et l’accessibilité (collection répertoriée, localisée et accessible) des collections pour les usagers.
L'intérêt de cette démarche est d'«éviter que tout le monde conserve la même chose et, surtout, jette la même chose» et c'est possible grâce à l'existence d'un catalogue collectif Ritimo.
Les avantages de la conservation partagée des périodiques sur support papier sont principalement de trois ordres :
Matériel : libérer des espaces (accroissements futurs) et redéployer les moyens humains sur d’autres tâches (accueil des publics, développement d’autres services) ; faciliter la localisation des titres pour l’usager (assuré de trouver tous les numéros d’un titre dans une même bibliothèque) ;
Intellectuel : moins conserver pour mieux conserver ce qui doit l’être ; offrir une carte documentaire plus lisible ; faciliter des opérations d’envergure (numérisation) ; permettre le passage au tout numérique pour ceux qui le souhaitent ;
Économique : réduire les coûts dans le cadre d’une gestion dynamique des collections, grâce à une réflexion sur des politiques d’acquisition sélectives et partagées (coût élevé des abonnements, identification des titres pour lesquels aucun abonnement n’existe dans le réseau).
2.2 - L'élagage des périodiques
Les termes « désherbage » et « élagage » désignent des réalités communes. Souvent, dans le quotidien des documentalistes, le désherbage/élagage est synonyme de retrait pur et simple. Or, il est important de ne pas limiter ce terme à cette notion trop réductrice.
En effet, cette notion doit être comprise dans un sens plus large comme une révision critique des collections de la bibliothèque.
Dans le cas des périodiques, on peut parler d’évaluation et de tri régulier des collections, le plus souvent réalisés au moment de l’inventaire.
Pourquoi désherber/élaguer ?
Le désherbage/élagage des périodiques a plusieurs objectifs :
mettre à disposition du lecteur des collections attrayantes, fiables et actualisées,
structurer les collections d’un centre en fonction de sa politique documentaire,
rationaliser ses collections afin de gagner de la place ou de mieux maîtriser ses budgets,
réévaluer ses collections en vue des désabonnements et des nouveaux abonnements.
Les critères de désherbage/élagage sont des outils d’analyse et d’évaluation des documents. Le croisement de ces différents critères doit permettre de décider du devenir de la collection analysée : conservation en libre accès ou en salle de lecture, retrait soit par le pilon (destruction du périodique), soit par une réorientation vers d’autres établissements (don du périodique).
Définition des critères d’analyse
la cohérence avec la politique documentaire de la bibliothèque,
le statut de la collection : collection morte, vivante,
l’état physique et les conditions matérielles de conservation (stockage),
le degré de complétude,
la fréquence d’utilisation,
l’actualité du contenu,
la qualité et la pertinence du contenu (il s’agit de réévaluer la qualité des articles et de leurs auteurs),
la présence d’un dépouillement (un titre indexé ou dépouillé est plus utilisé par les lecteurs. En outre, il est important de conserver une revue dépouillée afin de permettre au lecteur de se procurer facilement l’article référencé. Avant de supprimer une revue dépouillée, il faut donc se poser la question de sa conservation au sein du réseau),
la rareté, la valeur patrimoniale, l’intérêt régional, la mémoire du milieu de la solidarité internationale (c’est un critère important si l’on veut éviter la disparition totale d’un titre rare ou édité sur un territoire limité. Si le titre n’est gardé dans aucun autre centre, il est préférable d’assurer sa conservation, soit sur place, soit en le proposant à une autre bibliothèque),
les différents supports existants, leurs coûts et les modalités d’accès au contenu (existe-t-il d’autres supports pour le titre que le support papier ? Si oui, quel est l’intérêt de chacun des supports ? Quel support répond le mieux aux besoins des usagers ?)
2.3 – Le dépouillement partagé des périodiques
Dès 1988 ritimo a organisé le partage du dépouillement des périodiques. Les centres volontaires choisissent les titres qu'ils s'engagent à dépouiller régulièrement pour alimenter le catalogue commun. Le choix des titres à dépouiller peut-être discuté par échanges d'e-mails. Un tableau récapitulatif est disponible en ligne.
Qu’est-ce que le dépouillement ?
Une sélection d’articles de périodiques dont le contenu intellectuel est analysé et indexé, afin d’intégrer leurs descriptions dans le catalogue.
Il s'agit de donner une information pertinente, accessible à tous, grâce à la sélection qualitative et à l’analyse de contenu des articles de périodiques dans le cadre de la mise en commun du dépouillement dans le réseau.
=> le dépouillement met en valeur l’information proposée et sélectionnée dans les centres de documentation.
Pourquoi dépouiller ?
Les documentalistes dépouillent les périodiques afin :
de favoriser l’accès au savoir et à l’information pour le plus grand nombre par la mise à disposition de ce dépouillement dans un catalogue en ligne,
d’optimiser l’utilisation des collections de périodiques en valorisant l’information contenue dans des numéros archivés,
de diversifier l’offre documentaire, en complément aux monographies et aux ressources électroniques,
de fournir une base de travail pour la constitution de dossiers thématiques,
de permettre un accès et une mise en valeur de périodiques dont la diffusion est restreinte (ex : revues des pays du Sud).
L'utilité du dépouillement partagé
libérer du temps pour accompagner le lecteur dans ses recherches documentaires, valoriser les publications du Sud, les périodiques associatifs ou locaux à diffusion restreinte, ainsi que les abonnements du centre et en faciliter l’accès,
exploiter efficacement le contenu des revues que nous conservons et qui, pour la plupart d’entre elles, sans le dépouillement, seraient peu consultées en libre accès et, une fois archivées, ne le seraient plus du tout,
avoir un large accès à la production éditoriale des périodiques et identifier facilement les centres qui possèdent la revue et peuvent mettre à disposition, soit les périodiques en consultation sur place, soit des copies d’articles via le prêt inter centre,
mettre en valeur les collections de périodiques des fonds spécialisés.
Pourquoi consulter le dépouillement ?
Les lecteu·rices consultent le fruit du dépouillement des périodiques imprimés afin de :
proposer aux lecteu·rices une base de données unique qu’iels pourront exploiter pour leurs recherches documentaires,
obtenir des informations récentes ou actualisées sur un sujet spécifique,
élargir ou d’assurer la complémentarité de leurs ressources documentaires,
accéder à des documents exprimant des courants d’idées différents, favorisant ainsi la pluralité des opinions,
gagner du temps dans l’élaboration de dossiers de presse, notamment en évitant le feuilletage des revues.
Les enjeux du dépouillement à l’ère du numérique
À l’ère d’Internet et de la recherche tous azimuts dans des moteurs de recherche, le dépouillement des périodiques :
participe à la diffusion d’une information fiable grâce à l’expertise des documentalistes,
accroît l’intérêt de la conservation des sources d’information dans le cadre de la conservation partagée des périodiques,
garantit la gratuité de l’accès à l’information par la mise en place du prêt inter centre gratuit,
facilite l’accès à l’information, grâce à la mise en place d’une indexation basée sur un langage documentaire commun.
=> le partage du travail nécessite une uniformisation stricte des pratiques de dépouillement et d’indexation et l’organisation de réunions et de contacts réguliers entre les participants.
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